Privacyverklaring Activity International

Laatst bijgewerkt: 8 mei 2026

Bij Activity International vinden wij jouw privacy belangrijk. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen we duidelijk uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen en welke rechten jij hebt.

Deze verklaring geldt voor alle persoonsgegevens die wij verwerken van (potentiële) deelnemers, ouders/verzorgers, klanten, websitebezoekers en contactpersonen.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Activity International B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Contactgegevens
Activity International B.V.
Rigtersbleek‑Zandvoort 10
7521 BE Enschede
Telefoon: 053 – 483 10 40
E‑mail: info@activityinternational.nl
Website: www.activityinternational.nl

Activity International is gevestigd in Nederland. Er is geen vertegenwoordiger buiten de EU van toepassing.

2. Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Activity International heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Voor vragen over privacy of persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@activityinternational.nl.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening. Afhankelijk van je contact of boeking kan het gaan om:

a. Contact- en aanvraaggegevens

• Naam
• E‑mailadres
• Telefoonnummer
• Inhoud van berichten of aanvragen

b. Boekings- en reisgegevens

• Naam, adres en woonplaats
• Geboortedatum en geslacht
• Contactgegevens
• Boekings‑, reis‑ en programmagegevens
• Communicatie over de reis

c. Identiteits- en reisdocumenten (indien noodzakelijk)

Voor sommige reizen en programma’s kunnen wij paspoortgegevens verwerken, zoals:

• naam zoals vermeld in het paspoort
• paspoortnummer
• nationaliteit
• geldigheidsduur

Deze gegevens verwerken wij uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor:

• internationale boekingen;
• visumaanvragen of toelatingsprocedures;
• plaatsing bij partnerorganisaties;
• accommodatie, vervoer of ontvangst in het buitenland.

d. Financiële gegevens

• Factuurgegevens
• Betalingsinformatie

e. Aanvullende gegevens (indien vereist)

Voor sommige programma’s kunnen aanvullende gegevens nodig zijn, zoals:

• medische informatie (uitsluitend indien noodzakelijk voor deelname of veiligheid);
• een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) of vergelijkbare verklaring.

Deze bijzondere of gevoelige gegevens verwerken wij alleen als dat noodzakelijk is en zo beperkt mogelijk.

f. Websitegegevens

• IP‑adres
• Informatie over het gebruik van onze website (via cookies)

4. Voor welke doelen verwerken wij persoonsgegevens en op welke grondslag?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen en op de daarbij behorende wettelijke grondslagen:

• Beantwoorden van vragen en aanvragen – gerechtvaardigd belang
• Opstellen en uitvoeren van boekingen en programma’s – uitvoering van de overeenkomst
• Internationale reserveringen, visa en identificatie (waaronder paspoortgegevens) – uitvoering van de overeenkomst
• Begeleiding vóór, tijdens en na de reis – uitvoering van de overeenkomst
• Financiële administratie en facturatie – wettelijke verplichting
• Verzenden van servicemails – uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang
• Verzenden van nieuwsbrieven en marketing – toestemming
• Verbeteren van website en dienstverlening – gerechtvaardigd belang

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen als dit nodig is voor onze dienstverlening. Dit kan gebeuren met:

• partnerorganisaties en projectpartners, zoals lokale organisaties, scholen, projecten, kampen, accommodaties, vervoerders en gastgezinnen;
• financiële partijen, zoals banken en betaalproviders;
• IT‑dienstverleners (zie paragraaf 6);
• overheidsinstanties, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij passende afspraken conform de AVG.

6. IT‑dienstverleners, gebruikte systemen en analysetools

Voor onze dagelijkse bedrijfsvoering maken wij gebruik van externe IT‑dienstverleners. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en alleen voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn beschreven.

a. Samenwerking, e‑mail en documentbeheer

Wij maken gebruik van een cloud‑gebaseerd platform voor:

• e‑mail en agenda;
• interne en externe communicatie;
• het veilig opslaan en delen van documenten.

In dit platform kunnen persoonsgegevens voorkomen zoals contactgegevens, correspondentie en documenten die nodig zijn voor de voorbereiding, uitvoering en nazorg van reizen en programma’s. Voor zover persoonsgegevens in de cloud worden verwerkt, gebeurt dit binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of op basis van passende wettelijke waarborgen.

b. CRM‑ en salessoftware

Voor het beheren van aanvragen, offertes, boekingen en klantcontact gebruiken wij een CRM‑systeem (verkoophub).
Hierin verwerken wij onder andere:

• contactgegevens;
• communicatiehistorie;
• boekings‑ en programmagegevens.

Dit systeem ondersteunt ons bij het goed begeleiden van deelnemers vóór, tijdens en na hun reis.

c. Website‑analyse

Om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en deze te verbeteren, maken wij gebruik van webanalysetools van derden, zoals Google Analytics. Deze tools kunnen informatie verwerken over websitegebruik, zoals paginaweergaven en (verkorte) IP‑adressen.

Het gebruik van Google Analytics:

• gebeurt alleen met jouw toestemming, voor zover de wet dat vereist;
• is gericht op statistische en analytische doeleinden;
• kan ertoe leiden dat persoonsgegevens worden verwerkt op servers buiten de EU/EER of dat daar toegang vanuit mogelijk is.

Wij zorgen er in dat geval voor dat dit alleen gebeurt op basis van een geldige grondslag onder de AVG, zoals passende contractuele waarborgen.

d. Rol van IT‑dienstverleners

Onze IT‑dienstverleners treden op als verwerker in de zin van de AVG. Met deze partijen zijn afspraken gemaakt over:

• vertrouwelijkheid;
• beveiliging van persoonsgegevens;
• verwerking uitsluitend volgens onze instructies.

Waar verwerking of toegang buiten de EU/EER mogelijk is, zorgen wij voor passende wettelijke waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

7. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU/EER

Voor de uitvoering van reizen en programma’s kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met partnerorganisaties buiten de EU/EER. Dit doen wij bijvoorbeeld voor:

• het regelen van plaatsing, reserveringen en lokale begeleiding;
• het aanvragen of verwerken van visa of toelatingsprocedures (waar van toepassing);
• het doorgeven van noodzakelijke praktische informatie voor jouw verblijf (bijvoorbeeld dieetwensen of allergieën, als dit nodig is om veilige en passende maaltijden of voorzieningen te kunnen regelen);
• het organiseren van vervoer, accommodatie of ontvangst ter plaatse.

Wij delen alleen gegevens die hiervoor noodzakelijk zijn. In het geval van allergieën of andere gezondheidsinformatie doen wij dit zo beperkt mogelijk en alleen wanneer dit nodig is voor jouw reis of veiligheid, of wanneer jij (of jouw ouder/verzorger, waar van toepassing) hiervoor toestemming hebt gegeven.

Wanneer wij persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de EU/EER, doen wij dat alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat onder hoofdstuk V van de AVG, bijvoorbeeld:

• doorgifte naar landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen; of
• het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC’s) of andere passende waarborgen.

Wil je weten welke waarborg in jouw situatie geldt? Neem dan contact met ons op via info@activityinternational.nl; wij geven je daar op verzoek meer informatie over.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• financiële en factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht);
• boekings‑, reis‑ en paspoortgegevens: zolang nodig voor voorbereiding, uitvoering en nazorg van de reis;
• contact‑ en aanvraaggegevens: tot afhandeling + een beperkte opvolgperiode;
• marketinggegevens: tot intrekking van toestemming;
• bijzondere gegevens: zo kort mogelijk en alleen zolang noodzakelijk.

9. Minderjarigen en ouders/verzorgers

Sommige reizen en programma’s zijn mogelijk voor deelnemers onder de 18 jaar.

• Bij het verwerken van persoonsgegevens van minderjarigen gaan wij extra zorgvuldig te werk.
• Voor nieuwsbrieven en marketing vragen wij toestemming. Is een deelnemer jonger dan 16 jaar, dan verloopt deze toestemming via een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.
• Voor de uitvoering van een overeenkomst (boeking en reis) verwerken wij alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn.

Ouders of verzorgers kunnen – afhankelijk van de situatie – privacyrechten namens de minderjarige uitoefenen.

10. Jouw privacyrechten

Je hebt het recht om:

• je persoonsgegevens in te zien;
• gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• verwerking te beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• gegevens over te laten dragen (dataportabiliteit).

Een verzoek kun je indienen via info@activityinternational.nl. Wij reageren uiterlijk binnen één maand.

11. Toestemming intrekken

Als wij persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming (bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven), kun je deze toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor eerdere verwerkingen.

12. Klacht indienen

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Dan kun je contact opnemen met ons.
Daarnaast kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Verplichting om gegevens te verstrekken

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk om een reis of programma te kunnen boeken en uitvoeren. Zonder deze gegevens kunnen wij de overeenkomst mogelijk niet uitvoeren.

14. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van artikel 22 AVG.

15. Ontvangst van persoonsgegevens van derden

In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens via derden, zoals:

• ouders of verzorgers;
• scholen;
• partnerorganisaties.

Deze gegevens verwerken wij conform deze privacyverklaring.

16. Cookies

Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. In ons aparte cookiebeleid leggen wij uit welke cookies wij gebruiken en hoe je deze kunt instellen.

17. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website.