Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden zijn van Activity International B.V., hierna te noemen: “Activity International”.

1. Algemene voorwaarden

1. Nadat de deelnemer heeft geboekt bij Activity International hebben twee partijen te weten Activity International en de deelnemer een overeenkomst gesloten. Bij het High School programma geldt dit voor de ouders/verzorgers van de deelnemer en Activity International. Op de overeenkomst is het Nederlandse recht van toepassing.

2. Boekingen

2.1. Na het invullen van het boekingsformulier op onze website verplicht de deelnemer zich om de reserverings- en programmakosten te voldoen.
2.2. Nadat Activity International de boeking heeft ontvangen, ontvangt de deelnemer een factuur. De betalingsdatum van de factuur wordt aangepast aan de gewenste vertrekdatum.
2.3. Activity International behoudt zich het recht voor om boekingen af te wijzen, in welk geval de reserverings- en programmakosten worden terugbetaald. In geen enkel ander geval bestaat er recht op restitutie van de reserveringskosten.
2.4. Het accepteren van de boeking door Activity International geeft niet automatisch recht op plaatsing in een programma. Indien plaatsing niet mogelijk blijkt, worden de programmakosten gerestitueerd. Desalniettemin dienen de reserverings- en programmakosten bij vooruitbetaling te worden voldaan.
2.5. Mondelinge toezeggingen gelden slechts wanneer deze door Activity International schriftelijk zijn bevestigd.

3. Vertrekdatum

Activity International zal haar uiterste best doen zich te houden aan de door de deelnemer opgegeven voorkeur van vertrekdatum. De praktijk wijst uit dat Activity International bij sommige programma’s (au pair, high school, summercamp) soms kort van tevoren hoort of, wanneer en waar de deelnemer geplaatst wordt. Enige flexibiliteit in de opgegeven beschikbaarheidsperiode is dan ook gewenst.

4. Verplichtingen Activity International

Activity International verplicht zich aan de deelnemer telefoonnummers te verstrekken van de organisatie waarop een beroep gedaan kan worden tijdens het verblijf in het buitenland en verplicht zich voor vertrek informatie over de plaats van bestemming en/of het project en/of het gastgezin aan de deelnemer te verstrekken.

5. Verplichtingen deelnemer

Een van de voorwaarden die voor ieder programma geldt is dat de deelnemer lichamelijk en geestelijk gezond dient te zijn. Bij onjuiste opgave is de deelnemer aansprakelijk voor eventuele kosten voortvloeiende uit het niet kunnen deelnemen aan een programma. Bij sommige programma’s wordt een verklaring van goed gedrag en/of een medische verklaring (ondertekend door een arts) gevraagd. Eventuele kosten hiervan zijn voor rekening van de deelnemer. Een verblijf in het buitenland betekent: een andere cultuur, een ander klimaat, andere regels. Oftewel: anders dan thuis. Dat is een van de aantrekkelijke kanten van reizen, maar ook een aspect om bij de voorbereidingen rekening mee te houden. Wij vragen derhalve van de deelnemer de nodige flexibiliteit wanneer omstandigheden afwijken van de situatie in Nederland.

6. Klachten

Indien de deelnemer een klacht heeft, dient de deelnemer deze onmiddellijk te melden bij de partnerorganisatie ter plekke. Waar dit niet mogelijk is of wanneer de klacht ter plaatse niet naar tevredenheid kan worden afgehandeld, is de deelnemer verplicht Activity International te informeren. Activity International dient in de gelegenheid te worden gesteld de klacht te onderzoeken en indien gegrond verbeteringen aan te brengen. Alleen wanneer de klacht dan nog niet naar tevredenheid kan worden afgehandeld, kan de deelnemer uiterlijk binnen een maand na terugkeer de klacht schriftelijk en met redenen omkleed indienen. Indien de deelnemer niet voldoet aan bovenstaand vermelde eisen, vervalt elk recht op behandeling van de klacht.

7. Prijsbepaling

Op onze website vind je de recente prijzen, voorwaarden en inhoud van de programma’s. De genoemde prijzen zijn exclusief reserveringskosten, vluchten en verzekeringen (tenzij anders aangegeven). De prijzen kunnen gewijzigd worden indien bijvoorbeeld de vreemde valuta koersen stijgen of indien onze partnerorganisaties hun prijzen wijzigen.

8. Aansprakelijkheid

Alle arrangementen betreffende transport, accommodatie, bemiddeling en andere diensten worden door Activity International als agent (reisbureau / boekingssite) aangeboden onder de conditie dat zij noch enig(e) ander(e) aangesloten bedrijf, agent, werknemer aansprakelijk kan worden gesteld in geval van overmacht (zie punt 9) tenzij deze voortkomen uit schuld/grove nalatigheid van Activity International.

9. Overmacht

In geval van overmacht, waaronder in ieder geval wordt verstaan binnenlandse onlusten, mobilisatie, oorlog, stremming in het vervoer, staking, uitsluiting, bedrijfsstoornissen, stagnatie in toelevering, brand, overstroming en in het geval dat Activity International door zijn eigen leveranciers, ongeacht de reden daartoe, niet tot levering van een programma in staat wordt gesteld waardoor nakoming van de overeenkomst redelijkerwijs van Activity International niet kan worden gevergd, zal de uitvoering van de overeenkomst worden opgeschort, dan wel de overeenkomst bij aangetekend schrijven kunnen worden beëindigd, alles zonder enige verplichting tot schadevergoeding.

10. Betalingsvoorwaarden

Zes weken voor vertrek wordt de factuur via de mail gestuurd. De betaling dient uiterlijk 4 weken voor vertrek voldaan te zijn met uitzondering van het High School programma (USA en Nieuw-Zeeland). Bij het High School programma worden de programmakosten in twee termijnen betaald, en wordt de factuur van het eerste termijn (50% van de reissom) gestuurd nadat de aanmeldingsformulieren (dossier) van de deelnemer door Activity International ontvangen zijn en worden doorgestuurd. De restfactuur volgt rond het moment van plaatsing.

Indien de deelnemer binnen 4 na boeking wil vertrekken, moet er rekening mee worden gehouden dat de factuur binnen 2 werkdagen voldaan dient te worden.

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen dient de deelnemer de krachtens de overeenkomst verschuldigde bedragen te betalen voor de betalingsdatum die staat vermeld in de factuur. Indien de betaling niet voor de betalingsdatum vermeld in de factuur heeft plaatsgevonden, is Activity International gerechtigd vanaf het einde van de betalingsdatum zonder ingebrekestelling een vergoeding wegens renteverlies te berekenen van 10% per jaar of de wettige rente – zo deze hoger is- over het dan openstaande bedrag. Activity International is voorts gerechtigd buiten de programmakosten alle incassokosten, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, die door niet betaling zijn veroorzaakt, te vorderen.

11. Uitstel van een programma

De deelnemer kan het geboekte programma tot maximaal 6 maanden na de opgegeven vertrekdatum, uitstellen. Indien de deelnemer het programma langer dan 6 maanden wil uitstellen, dient de deelnemer het programma te annuleren, waarbij de annuleringsvoorwaarden van kracht zullen gaan. Indien de deelnemer het programma binnen 6 weken voor de (geplande) vertrekdatum uitstelt, worden er kosten in rekening gebracht. Deze kosten verschillen per reis – dat kan variëren van € 50 wijzigingskosten tot 90% van de reissom. Wij zullen er dan alles aan doen de kosten zo laag mogelijk te houden. Hoe dichter voor vertrek je wilt uitstellen, hoe hoger de kosten zullen uitvallen.

12. Annulering en annuleringsvoorwaarden

12.1. Annulering dient met vermelding van reden schriftelijk te geschieden.
12.2. In geval van annulering of indien na boeking blijkt dat de deelnemer niet aan de voorwaarden voldoet, gelden de volgende regels:
12.2.1. De reserveringskosten worden niet gerestitueerd en er wordt een annuleringsbedrag (zie 12.3) in rekening gebracht.
12.2.2. Na vertrek is annuleren niet meer mogelijk. Indien een deelnemer zijn/haar reis en/of programma wil afbreken na aankomst in het buitenland dan kan noch Activity International noch haar partnerorganisatie in het buitenland restitutie geven over het niet gevolgde/nog te volgen onderdeel van een reis en/of programma.
12.3 Bij annulering voordat een eventueel interview/kennismakingsgesprek heeft plaatsgevonden en/of voordat de deelnemer een bevestiging heeft ontvangen van plaatsing op een project, bij een gastgezin, een school of werkgever bedragen de annuleringskosten €50.
12.3.1. Indien de deelnemer annuleert nadat een interview/kennismakingsgesprek heeft plaatsgevonden, bedragen de annuleringskosten €90.
12.3.2. Indien we bij het High School Nieuw-Zeeland programma de inschrijfformulieren/het “dossier” van de deelnemer hebben ontvangen en naar de partnerorganisatie en/of de school hebben doorgestuurd, bedragen de annuleringskosten €600. Bij annulering 2 weken voor vertrek én wanneer de plaatsing (startdatum school + naam gastgezin) is ontvangen zijn de annuleringskosten 100% (volledige programmakosten).
Bij het High School Amerika programma bedragen de annuleringskosten tot en met 31 mei €1250 (31 oktober bij start in januari). Indien je vanaf 1 juni (na 31 mei), of vanaf 1 november (na 31 oktober, bij start in januari), nog moet annuleren, bedragen de annuleringskosten €2000. De annuleringskosten gelden op het moment dat er een online omgeving is aangemaakt voor het High School Amerika dossier en de link naar deze omgeving is bevestigd. Bij annulering 2 weken voor vertrek én wanneer de plaatsing (naam en startdatum school + naam gastgezin) is ontvangen zijn de annuleringskosten 100% (volledige programmakosten).
Indien een student niet kan worden geplaatst bij een gastgezin en / of op een high school door Activity International (en haar lokale partners) worden de volledige programmakosten gerestitueerd. Uitzondering geldt voor de USA waar de administratiekosten voor het visum inclusief de sevis fee (US$ 310) non-refundable zijn.
12.3.3. Bij annulering nadat de deelnemer een plaatsingsbevestiging heeft ontvangen of bij annulering 30 dagen voor vertrek, worden de programmakosten niet gerestitueerd (uitzondering High School, zie 12.3.2.).
12.3.4. Indien een deelnemer via Activity International een vliegticket heeft geboekt, dient de deelnemer de volgende annuleringskosten te betalen: €50 bij annulering voordat het ticket geprint/uitgegeven is, €600 nadat het ticket geprint/uitgegeven is.
12.3.5. Wanneer een deelnemer van Summer Camp USA het kamp vroegtijdig verlaat betaalt hij/zij het zomerkamp een bijdrage voor de niet gewerkte dagen.

13. Annuleringsverzekering

Door middel van het afsluiten van een annuleringsverzekering kunnen de kosten die gepaard gaan met een annulering afgedekt worden, mits aan de voorwaarden van deze verzekering wordt voldaan. Uitgebreide polisvoorwaarden zijn op te vragen bij Activity International. Een van de voorwaarden is dat de deelnemer een vaste woon- of verblijfplaats in Nederland of België dient te hebben. Een annuleringsverzekering is alleen geldig indien deze binnen 14 dagen na boeking voor een van de programma’s van Activity International is afgesloten (geldig voor Special ISIS Annuleringsverzekering). De verzekering gaat onmiddellijk in. De premie voor de annuleringsverzekering wordt nooit gerestitueerd.

14. Wijziging gastgezin/werkplek

Bij onoverkomelijke moeilijkheden tussen deelnemer en gastgezin/werkgever doet Activity International haar uiterste best een ander adres voor de deelnemer te vinden. Garanderen kunnen wij dit echter niet.

15. VZR Garant

Om te voldoen aan de wettelijk verplichte garantiestelling maakt Activity International gebruik van de garantieregeling VZR Garant (www.vzr-garant.nl). U kunt dit controleren via de deelnemerspagina van de website van VZR Garant. Binnen de grenzen van de Garantieregeling (te vinden op de website van VZR Garant) is de garantie van VZR Garant van toepassing. In de Garantieregeling leest u op welk (reis)aanbod de garantie van VZR Garant exact van toepassing is en wat deze garantie inhoudt. Wanneer diensten door financieel onvermogen van Activity International niet worden verleend, kunt u contact opnemen met VZR Garant, gevestigd aan de Torenallee 20, 5617 BC te Eindhoven, Nederland, via info@vzr-garant.nl of +31 (0)85 13 07 630.

De algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij Kamer van Koophandel Enschede (nummer 02044933).